小口現金管理を行うための機能を提供します。
本アプリは一般職員が小口現金で買い物を行なう時に使用するアプリ(小口購買)です。
この他に、
経理担当職員が会計処理をするために使用するアプリ(小口経理)
小口現金出納帳を印刷するEXCELツール(小口現金出納帳印刷ツール.xlsm）
でシステムを構成します。
以下に業務に沿った各アプリの使用方法及び特長を説明します。
１．仮払金の支払い
- 小口経理で経理職員が相手職員への仮払金額を入力します。
- これにより小口購買に使用残額として表示されます。
２．買い物情報の入力
- 買い物を行なったら取引先、摘要、金額を入力します。（省略不可）
- 画像認識(OCR)によってスキャンされたレシートからデータを読み込む事も出来ます。
- 取引先、摘要については入力データを記憶し、その後選択可能にします。
- 入力を行なうと、残金が計算され表示されます。
- 入力済のデータを編集、削除することが出来ます。
- 精算済み、科目設定済みまたは「締め」済みのデータの編集を行うと、赤黒伝票処理が行われます。
- 入力データにはレシートや購入物の写真やスキャンを添付する事が出来ます。
３．残金の精算
- 目的の買い物が終わったら証憑と残金を返します。
- 小口経理で経理職員が精算処理を行います。
- これにより小口購買でも残金が0になります。
４．科目の設定
- 小口購買で入力されたデータに対して、小口経理で科目設定を行います。
- 科目設定は、科目を提示しておき、該当する行をタッチしていく方式で行います。
- 取引先-摘要-科目のパターンを記憶し、同一の未設定データには候補表示します。
- 科目候補があるデータに対してはワンタッチで全て科目設定が出来ます。
- 科目表示は一般的なものですが、その他を追加出来ます。
５．いろいろな確認
- 一か月単位で、科目別一覧、購入者別一覧、日付順一覧を見ることが出来ます。
- 期間、取引先名、金額で検索する事が出来ます。
- 仮払金の渡し/残金受領の履歴を一覧表示できます。
- 「締め」を行うと変更不可になります。
６．小口現金出納帳の印刷
- EXCELの小口現金出納帳.xlsmを開くだけで、データが読み込まれ印刷可能状態になります。